Ogni Vendita in Kartra Una Fattura Automatica In Fatture in Cloud

Ogni Vendita in Kartra Una Fattura Automatica In Fatture in Cloud

Giu 1, 2022 | kartra, strumenti

Ogni Vendita in Kartra Una Fattura Automatica In Fatture in Cloud

Rendi l’amministrazione automatica senza errori e senza stress, ma solo se segui le mie indicazioni per creare fatture automatiche.

Si perché ho creato un modo che personalmente mi fa risparmiare in media 5 ore a settimana e che mi evita una serie di attività che io potrei tranquillamente fare o delegare, ma ho deciso di non fare più.

Di cosa parlo? Parlo di una delle attività più noiose che esistano.

Input dati, controllo informazioni e creazione documenti amministrativi creazione di fatture automatiche.

Mamma… Aspetta… Mi viene il voltastomaco solo a pensare di farlo ancora.

Se usi Kartra sai quanto sia noioso per ogni vendita che effettui, dover fare copia e incolla dalla scheda cliente di Kartra dentro Fatture in cloud.

Certo niente di tragico, ma noioso e spesso quando facciamo azioni noiose, è lì che commettiamo errori.

Questo è il problema che ho vissuto io per i primi due anni di uso di Kartra e che mi ha spinto a creare KFiC il programma che collega Kartra a Fatture in Cloud.

Perché Fatture in Cloud e non altri?

Perché Fatture in Cloud per me è il miglior software di gestione amministrativa. Da quando lo uso ho migliorato l’andamento della mia attività perché nella sua semplicità d’uso si dimostra comunque molto completo.

Però non esisteva nessun programma o trucco o magia che trasportasse le informazioni dei miei clienti da Kartra a Fatture in Cloud. 

Vero è che Kartra anche per ogni vendita crea una fattura automatica, anzi una Invoice, visto che è un programma americano, ma non vanno bene per la nostra amministrazione italiana. Non sono fatture elettroniche come servono a noi.

Sai che ho fatto?

L’ho creato!

Ho creato KFiC che poi è l’acronimo di:

  • K=Kartra
  • F=Fatture
  • i=in
  • C=Cloud

Uno strumento semplice e comodo che in pochi passi per ogni vendita o transazione che ricevi su kartra crea un documento di vendita in fatture in cloud.

Si certo nulla può sostituire l’essere umano quando parliamo di relazione con i clienti

Per cui capita anche a me e a tutt’oggi che debba intervenire nel processo di creazione dei documenti, ma questo avviene solo quando Fatture in Cloud mi segnala un errore.

Ti faccio un esempio: metti che faccia una vendita e incassi il pagamento, in automatico kartra invia un segnale a KFiC che a sua volta traduce i dati per renderli comprensibili da Fatture in cloud.

Io a fine serata o una volta ogni tanto, diciamo un giorno a settimana entro in fatture in cloud e confermo i documenti e li spedisco.

Ma se il cliente sbaglia a scrivere il suo codice fiscale o la sua partita iva, solo in quel caso io devo ricontattarlo e chiederli di verificare i dati.

Io mediamente creo 50/75 fatture al mese e questo capita oggi una volta ogni due mese, di solito per i clienti nuovi o quelli poco attenti.

Prima di KFiC diciamo che capitava 2 o 3 volte a settimana.

Pensando al cambiamento nel mio lavoro

Direi che ci sto guadagnando davvero tanto di più.

Meno stress, meno noia, più tempo a disposizione per attività produttive, meno errori, più servizio al cliente.

Hai presente quando fai un acquisto e senza che chiedi nulla ti arriva la fattura entro poche ore?

Che pensi?

Che impressione ti da?

A me di un’organizzazione ben avviata e affidabile.

Sono dettagli lo so, ma io ne vado matti dei dettagli che mi fanno sentire più sicuro di me.

Come quando ti vesti bene e ti guardi allo specchio e pensi: “dovrei vestirmi sempre così”.

Poi non lo fai perchè ti piaci ma sai che non è comodo o funzionale vestirsi sempre come quando vai alla comunione di tuo nipote, ma KFiC è il dettaglio che cambia in meglio la percezione di te stessa/o e del modo con cui ti presenti al mondo esterno.

Non dico che KFiC è obbligatorio, ma dico che KFiC cambia in meglio il lavoro di chi lo usa.

Poi chiaro se tu sei una di quelle persone che preferisce per ogni vendita che sia da €1000 euro o da €1 estrarre i dati dei clienti, stampare i fogli copiare i dati in fatture in cloud, creare l’ordine di vendita, verificare se il cliente esiste o meno, salvare i dati e l’ordine di vendita, inserire se pagato o meno, come è stato pagato, poi controllare se hai tutte le informazioni di nuovo compreso, PEC o SDI e trasformare tutto in Fattura elettronica e solo ora verificare i dati e inviare il documento al suo cassetto fiscale e come pdf alla sua email…

Bhe si lo capisco… come rinunciare a questi momenti di puro godimento.

Io sono di quelle persone che invece preferisce usare il tempo e il denaro per creare altro tempo e altro denaro. 

La soluzione per evitare di trovarsi incastrati in attività ridondanti e poco qualificate c’è ed è quella di iniziare a provare KFiC.

Si perché se non credi alle mie parole, credi alle tue sensazioni. 

KFiC lo puoi provare in autonomia dalla pagina seguente:

https://www.kfic.it/

E per 30 giorni e fino a 5 documenti creati hai modo di fare tutti i test che desideri e se lo desideri puoi chiedere a KFiC stessa di configurare l’integrazione tra il tuo Kartra e Fatture in Cloud.

Che altro dire?

Prima inizi prima ti liberi della noia dell’amministrazione

Io sono Stefano Benvenuti e sono un Kartra Expert e Affiliato Kartra, se vuoi realizzare il tuo progetto digitale visita il sito www.stefanobenvenuti.com e contattami.

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Gli acronimi più comuni e i più utili

Gli acronimi più comuni e i più utili

Dic 25, 2021 | suggerimenti

Gli acronimi più comuni e i più utili

Conosci quali sono gli acronimi più comuni e i più utili?

Ma soprattutto sai cosa sono gli acronimi?

Non ti offendere se lo chiedo, ma mica tutti lo sanno. Un acronimo è una parola composta con le iniziali di altre parole.

Nella mia vita professionale, la prima volta che sono entrato in contatto con un acronimo è quando ho scoperto che IKEA non era il nome di una persona o di un’azienda (lo è in effetti), ma è un acronimo che sta per Ingvar Kamprad Elmtaryd Agunnaryd che sono il nome e cognome del fondatore dell’azienda, la fattoria dove è nato e il piccolo paese vicino alla fattoria.

Come se io chiamassi la mia azienda Stefano Benvenuti Monteverde (il quartiere dove sono nato) e Roma la mia città = SBMR

No suona male, Ikea suona molto meglio.

Poi nel lavoro non si contano le volte che sono entrato in contatto con gli acronimi, la maggior parte di origine americana, alcuni semplici altri meno.

Ho deciso di parlarti di quelli importanti e comuni e di quelli meno noti ma molto utili.

Per organizzare la spiegazione ho pensato di distinguere quelli comuni che forse conosci e quelli utilizzati nel marketing online e nel marketing in generale.

Mentre quelli comuni hanno la funzione di velocizzare la comunicazione di distinguere di cosa si sta parlando, magari classificando una categoria, quelli del marketing rappresentano dei KPI.

Sta per succedere una “inception“… tra poco lo schermo si spegne… sto per spiegare gli acronimi usando un acronimo… 

Allora apro le danze spiegando subito cosa è un KPI

I KPI è l’acronimo di Key Performance Indicators, e rappresenta gli indicatori di performance più importanti, per misurare le performance di un’azienda.

Quindi partiamo dagli acronimi più comuni che sono:

ASAP 

Che sta per As soon as possible, ed è utilizzato nelle email e nelle comunicazioni scritte per indicare che si richiede o si assicura la massima velocità possibile.

FYI

Significa For Your Info, è spesso usato per chiudere una email e viene utilizzato quando stai inoltrando una comunicazione o quando invii un aggiornamento ad una persona terza per coinvolgerla ad un progetto, magari un superiore che chiede di essere tenuto al corrente sull’andamento di un progetto.

B2B

Business to Business molto comune per distinguere quelle aziende che si rivolgono ad altre aziende. Solitamente è il modo più rapido per distinguere le società di consulenza o attività commerciali che hanno rapporti solo con altre aziende e non lavorano con i consumatori finali.

B2C

Business to Consumer sono quelle attività che all’opposto delle precedenti scelgono di lavorare principalmente con i consumatori finali.

QR

Termine molto noto, ma anche molto spesso confuso e che sintetizza le due parole Quick Response e cioè risposta rapida. Il Qr è usato per descrivere il codice a barre tridimensionale che quando letto da un telefono o da un lettore tridimensionale appunto, restituisce un input di risposta veloce che può eseguire un comando, come visualizzare una pagina o contenere informazioni complesse come nel caso del famigerato Green Pass che tutti ormai conosciamo

Gli acronimi che devi conoscere che sono usati nel marketing e il web marketing sono:

CTA

Che sta per Call To Action, cioè chiamata alla azione ed è un termine usato per indicare l’azione che si vuole far compiere all’utente. Può corrispondere a più di un tipo di azione, come ad esempio un acquisto o un click su un bottone o più comunemente la registrazione su un modulo form

SEO

Seo sta per Search Engine Optimization e se non ne sai nulla devi sapere che queste singole 3 lettere aprono un mondo ad una serie di attività che determinano il successo o l’insuccesso di ogni singolo sito web, La “seo” è l’insieme di azioni e accorgimenti messi in atto per migliorare la visibilità di un sito per i motori di ricerca ed è un’attività tra le più “artigianali” che io conosca.

Roi

Return on Investment, cioè il ritorno sugli investimenti solitamente si intendono gli investimenti pubblicitari. Questo termine è fondamentale, perché conoscendo il proprio Roi un’azienda può decidere o meno come investire nel futuro.

Cac

Costo di acquisizione cliente, ed è il valore che l’azienda paga per arrivare ad acquisire un cliente pagante. Conoscendo questo valore e rapportandolo con l’utile medio che un cliente genere, è possibile conoscere il proprio ROI

CLV

Sta per Customer Lifetime Value, cioè il valore che un cliente rende durante la sua vita (come cliente). Cioè quale è il valore assoluto che un cliente rende per un’azienda. Questo valore è un po più complesso della media da calcolare, ma tiene conto del tasso di abbandono, cioè da quanti clienti abbandonano l’azienda e da quale è il rendimento medio annuo del cliente. Il CLV è un valore prezioso per quanto è utile.

Di termine utili e preziosi ce ne sono molti ma quello che io più amo è RFM, che non è molto conosciuto ma che quando conosciuto fa la vera grande differenza tra un’azienda che conosce il proprio mercato ed una che naviga a vista.

RFM

Sta per Recency, Frequency e Monetization, cioè Recenza, quanti giorni o quanto tempo è passato tra un acquisto e il precedente, Frequenza, quante volte il cliente ha effettuato un acquisto e monetizzazione quanto ha speso. Questo indicatore permette di capire chi sono i clienti che si servono di un’azienda su cui puntare perché fedeli e chi invece non è affidabile.

L’indice RFM è l’indicatore più utile nella creazione di target per un’azienda.

Gli acronimi sono tanti ed è importante sapere quali conoscere e usare e quali sono superficiali, anche di questo parleremo durante la sfida per Triplicare Te Stesso 

 

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Cosa automatizzare

Cosa automatizzare

Dic 23, 2021 | suggerimenti

Cosa automatizzare

Cosa automatizzare nel tuo lavoro o nella tua azienda?

Pensa se domani avessi un’ora di tempo in più. Come la impiegheresti?

E se dopo due settimane le ore libere diventassero due?

In questo sogno, tra 4 mesi sei salito a 3 ore in più libere e dopo 6 mesi hai liberato 8 ore di tempo. Come se lavorassi un giorno in meno.

Fichissimo!

Hai un piano per farlo? Inizia a pensarci.

Sogni? No progetti!

In questo articolo ti dirò cose che pensi di sapere, ma io proverò a spiegarle in un modo diverso da come le hai lette, sentite o viste fino ad ora.

La novità sta nel fatto che le mie non sono teorie, ma esperienze che ti trasmetto. Poi sta a te adattarle al tuo contesto e capire se ti possono essere utili.

Quando si parla di cosa automatizzare, si pensa sempre alla creazione di mega funnel ultra automatici e complessi che semplificano la vita dell’azienda e dell’imprenditore aumentando la vendita, diminuendo lo spreco e migliorando le prestazioni di chiunque faccia parte dell’azienda stessa.

“Se mio nonno aveva tre palle era un flipper dicono ad oxford.”

Lo scenario multi automatico è realistico quanto un film anni 80 in cui un adolescente entra per caso nei sistemi informatici della nasa e rischiamo tutti la terza guerra mondiale.

Fantascienza!

L’automazione in azienda è altro!

L’automazione in azienda è la capacità di semplificare i processi che già esistono rendendoli, per ciò che è possibile, automatici. 

Si inizia sempre da ciò che esiste, magari verificandolo prima, ma si inizia da ciò che esiste.

Dalle email di risposta automatiche, dai preventivi automatici, dalle offerte standardizzate, da un piccolo e commerce per essere pagati regolarmente, da un sistema di alert se il pagamento non arriva o da un calendario per organizzare il proprio tempo.

Inizi a vederlo?

Il tuo ufficio dove le interazioni con i clienti, con il pubblico o tra te e il mondo esterno è diverso. Più organizzato, meno casuale ma più dentro schemi pre-organizzati, pre-definiti.

Questo è fondamentale per evitare il caos.

L’errore più comune che vedo è che per realizzare grandi progetti poi si tralascia il lavoro quotidiano o non si è in grado di mettere a frutto ciò che esiste.

Il risultato più evidente è che invece di semplificare ci si complica la vita.

Mentre partendo dal semplificare e poi automatizzare ci si ritrova a fare lo stesso lavoro ma in tempi inferiori, con minore impiego di risorse e con minore possibilità di errore.

Pensiamo al lavoro di un imprenditore, che si svolge la maggior parte del tempo in autonomia, almeno per me succede questo. Anche a te?

  • Ad esempio avere un sistema di acquisizione dati dei clienti automatizzato ha ridotto il tempo che impiegavo prima per procacciare contatti.
  • Gestire le richieste di informazioni con un sistema di call collegate al calendario e ad un sondaggio pre appuntamento mi permette di ridurre il tempo delle riunioni e offrire un servizio migliore a chi vuole parlare con me.
  • Gestire le vendite con un e commerce che giro ai contatti quando chiedono il mio supporto o i miei servizi è il modo migliore per legare il lavoro al fatturato.

Non è un funnel?

Vero non lo è, ma sono ore e ore di lavoro risparmiato. L’interazione umana è impossibile da automatizzare, ma la gestione delle azioni dei clienti e le mie risposte operative possono esserlo.

Un funnel può comprendere parte delle attività che oggi ho “automatizzato”, ma solo perché sono consapevole del processo intero e di come questo funzioni.

Per cui, quando si parla di cosa automatizzare, e qualcuno ti parla di funnel elaborati, verifica quanto realmente abbia automatizzato fino a quel momento del suo lavoro.

Solo partendo dalla base e con delle buone fondamenta puoi costruire un palazzo che resiste.

Creando processi automatici, crei degli asset che liberano il tuo tempo, che poi, puoi dedicare al tempo libero, alla famiglia, ma anche ad ottimizzare ancora di più la tua azienda, per realizzare quel mega funnel di cui si parlava all’inizio.

Ma solo dopo aver creato gli asset che ti hanno restituito qualche ora del tuo tempo, sarai in grado ti mettere a leva quelle ore recuperate.

Nei cinque giorni di sfida che iniziano a gennaio parleremo anche di questo. Iscriviti gratuitamente alla la sfida per Triplicare Te Stesso

 

 

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Conosci il pubblico

Conosci il pubblico

Dic 18, 2021 | suggerimenti

Conosci il pubblico

Conosci il tuo pubblico?

Se solo sapessi cosa vogliono i miei contatti, i miei clienti…

Te lo sei mai domandato? Io spesso!

Alla fine però ho trovato il modo di recuperare la risposta.  Per me funziona e penso che funzioni per tutti, e scrivo questo articolo proprio per descrivertelo e spiegarti il metodo che uso per capire il bisogno dei miei contatti, prima di scambiare anche una singola parola.

Di certo puoi immaginare quanto questa situazione mi faciliti nel lavoro.

Pensa cosa cambia in ogni trattativa, telefonata o semplice email che scrivi se conosci in anticipo la reale esigenza della persona con cui stai interagendo, prima che tu abbia scambiato una singola parola con lui o lei.

Super poteri? NO

Io uso quiz e sondaggi

Certo ora tu starai pensando che se una persona risponde ad un sondaggio o a un quiz, in realtà te lo sta dicendo cosa vuole. Beh si, hai ragione, ma il vantaggio principale che sono riuscito ad automatizzare tutto il processo per cui domando e ricevo risposta. Perché mentre il mio tempo non è automatizzabile, un sondaggio o un quiz si.

Per cui usando sondaggi e quiz io riesco a conoscere cosa vuole una persona prima di iniziare a parlarci. Scopro che problema vive o come vorrebbe cambiare il proprio lavoro o la propria vita in modo automatico. Mi piace molto la parola automatico e a te?

Ad esempio uso i sondaggi prima di parlare con qualcuno di sconosciuto che mi chiede una call. Gli scenari che si creano sono tutti utili. Ti faccio degli esempi concreti.

Premetto che ho impostato la possibilità di fissare una call con gli sconosciuto non prima di 3 giorni da quando la richiedono, e se leggi capirai il perché:

  1. Mi chiedono una call, ricevono una mail di conferma e una richiesta di compilare un sondaggio in cui faccio domande aperte per conoscere che problema hanno e in che modo hanno cercato di risolverlo fino ad ora. Il contatto risponde al mio sondaggio e durante la call gli do l’aiuto che cercava e dopo di che decide di iniziare una consulenza a pagamento con me. (Scenario 10 e lode)
  2. Qualcuno va sul mio sito, mi chiede una call, ma non risponde al sondaggio, io lo sollecito con una mail automatica, in casi eccezionali anche con un sms, ma non ricevo risposta, allora annullo l’appuntamento e libero il mio tempo. (Scenario 10 e lode perché anche se non ho raggiunto il mio scopo ho evitato di perdere tempo con chi è fuori target)

In entrambi i casi sia che io abbia ricevuto le risposte alle mie domande o non le abbia ricevute, ho sempre un vantaggio. Il sondaggio in questo caso è prezioso perché ha il potere di qualificare e squalificare.

Qualificare perché mi fa conoscere le risposte alle mie domande prima che io mi sieda davanti al pc per una call o ancora meglio che vada di persona ad un appuntamento, a maggior ragione anche squalificare un contatto che mi chiede un appuntamento ma non trova il tempo per rispondere alle mie domande è qualcuno con cui non ho voglia di interagire. Perché mi costringerebbe a rifare le stesse domande di persona quando rispondendo al sondaggio avrei avuto modo di prepararmi e di andare più velocemente e con maggiore preparazione a risolvere i suoi eventuali problemi.

Conosci il pubblico?

Gli strumenti che Kartra offre per conoscere il pubblico principalmente sono due:

  • Quiz e
  • Sondaggi

Sono entrambi preziosi perché costituiscono un asset prezioso per un’azienda che vuole automatizzare il proprio business. Non entro nel dettaglio di come funzionano perché per quello ti invito a controllare i tutorial che ho creato al riguardo nel Corso di Kartra, ma ci tengo ad evidenziare le differenze e come queste usate in modo appropriato ne aumentano ancora di più il valore.

I sondaggi e quiz possono avere domande a risposte multiple, o risposta binaria (si o no) una risposta con scala da 1 a 5 o fino a 10 e molto ancora.

Le macro differenze sono:

  1. I sondaggi possono avere domande con risposte testuali aperte, i quiz no
  2. I quiz hanno sempre domande giuste e sbagliate, i sondaggi no
  3. I sondaggi hanno domande obbligatorie e facoltative, nei quiz tutte le domande sono obbligatorie
  4. I quiz premiano automaticamente chi supera in modo positivo le domande, nei sondaggi no

Detto questo le strategia applicabili sono tante e gli usi ancora di più.

Un quiz dopo un corso, un sondaggio di apprezzamento per un servizio ricevuto, un sondaggio per chi non ha comprato, un quiz per passare da un livello al successivo di un corso e molto ancora.

La prima regola di vendita che ho imparato

La prima regola commerciale che mi è stata insegnata è:

Chi Domanda Comanda

 

L’hai mai sentita? Io si e pensando ancora a come capire il pubblico, a maggior ragione penso che usare i sondaggi e i quiz che trovi in kartra è la migliore scelta che puoi fare

Scopri come usare i quiz e i sondaggi durante la sfida per Triplicare Te Stesso

 

 

 

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