Cosa è Kartra Italia

Cosa è Kartra Italia

Cosa è Kartra Italia

Nel 2018 quando ho iniziato ad usare Kartra ho pensato subito di creare una pagina su facebook dedicata a Kartra che parlasse italiano e con grande fantasia l’ho chiamata Kartra Italia.

Il mio scopo era ed è quello di rendere semplice ciò che per molti è complesso.

Perché una pagina che parla di Kartra in Italiano?

Perché kartra è in inglese e anche se usare tutti gli strumenti che kartra offre non è difficile come spesso viene descritto in realtà.

Per molti l’ostacolo della lingua può essere fastidioso, ma una volta apprese le basi diventa tutto più fluido. Per questo ho deciso di creare prima la pagina, poi il gruppo di kartra Italia e poi uno dopo l’altro ho creato una serie di tutorial che messi in fila creano il corso di Kartra in italiano.

All’inizio non seguivo molto la pagina, o almeno non pubblicavo con regolarità, ma mi sono accorto che lentamente kartra Italia preso vita da sola. Questo mi ha motivato a creare sempre più contenuti e a dedicare sempre più tempo a kartra in modo organizzato e costante.

Qui è quando sono diventato Kartra Expert

È quando ho iniziato a dedicare più tempo e risorse a Kartra che sono diventato il primo Kartra Expert italiano. Se ci fai caso, tutti i kartra expert hanno un numero progressivo, ed io sono il numero 4. Non cambia nulla, o forse si.

In fondo dimostra che uso Kartra da più tempo di altri. Giusto?

Io sono un affiliato di kartra

Cioè guadagno quando qualcuno crea il suo account usando uno dei miei link di affiliazione. Mi domandavo e mi domando perché una persona dovrebbe iscriversi a kartra passando in modo consapevole dal mio link?

Semplice! Perché lo vuole fare.

Ma perché lo vuole fare? Qui i motivi possono essere diversi:

  1. per convenienza
  2. per riconoscenza
  3. per imitazione

Alcuni pensano che l’affiliazione sia una attività per spammer o simili. No non è così. È vero che c’è chi la pratica in questo modo, ma per la mia esperienza, se è praticata come attività di spam, dura poco perché non ottiene i risultati sperati e si smette poco dopo aver iniziato.

Il modo migliore per guadagnare dall’affiliazione ad un programma è quello di offrire supporto, aiuto e formazione a chi ha bisogno di decidere se il programma in questione gli serve o meno.

Solo dando valore in anticipo ne ricaviamo un valore superiore di ritorno. E qui prendono senso i punti 1, 2 e 3 che ho accennato poco sopra. Per questo ho creato Kartra Italia e il gruppo e il mio corso di kartra in Italiano.

Poi è nato inKARTRAti Ogni venerdì ormai da un anno dalle 14:30 alle 15:30 conduco una rubrica che ho chiamato “inKARTRAti”. Un momento di supporto in cui leggo e rispondo a tutte le domande che ho ricevuto da chiunque faccia parte della pagina o del gruppo o che mi scriva un messaggio diretto. Io come kartra expert do servizi di supporto e consulenza a chi vuole creare strategie evolute per i propri progetti, ma in molti non sanno bene cosa significa rivolgersi ad un kartra expert e che vantaggio se ne ricava.

inKARTRAti è diventato anche un podcast dove chi ama ascoltare invece di guardare può seguire i consigli che do settimanalmente anche comodamente mentre fa altro.

Io amo i podcast

Per questo offrendo già solo 1 ora a settimana in modo gratuito a chiunque ne abbia bisogno si capisce che a volte un semplice consiglio o una risposta ad una domanda ci permette di risparmiare tempo e risorse in modo davvero notevole.

Tutto parte dalla pagina Kartra Italia

Tu ne fai già parte? Se usi kartra o ne hai sentito parlare e vuoi capire meglio se e come può aiutare il tuo lavoro, lo step seguente è andare nella pagina e cliccare mi piace.

Verrai poi invitato/a ad entrare anche nel gruppo di kartra Italia e da lì ogni domanda riceve risposta durante la live settimanale inKARTRAti.

Ti aspetto online Stefano

 

 

 

 

Come capire se kartra va bene per te

Come capire se kartra va bene per te

Come capire se kartra va bene per te

Come capire se Kartra va bene per te?

Se Kartra fosse qualcosa da mangiare il mio consiglio sarebbe quello di assaggiarlo.

Per capire se qualcosa ci piace o meno non conosco modo migliore. 

Ora che lo dico mi viene in mente il ritornello:

“Se non assaggi non sai se è buono…”

Se hai un figlio probabilmente stai canticchiando quella frase mentre la leggi.

Conosci Daniel Tigre?

Daniel tigre è uno dei personaggi preferiti di mio figlio che ha sei anni e guarda i suoi cartoni da quando ne aveva 4. In effetti a me fa piacere perché sono istruttivi.

Flavio, questo è il nome di mio figlio, ha imparato a lavare i denti e ad assaggiare tutto quello che gli diamo da mangiare proprio perché Daniel Tigre glielo ha insegnato.

Sta di fatto che se non assaggi non sai se è buono, significa che solo provando qualcosa possiamo giudicarla e apprezzarla.
Questa cosa anche noi adulti la sappiamo, ma poi nella fretta di tutti i giorni prendiamo a volte decisioni basate più sulle percezioni che sui fatti.

Ad esempio

Per capire se Kartra è realmente il programma che fa per te, puoi leggere le descrizioni sul sito stesso, magari guardare video su YouTube, io lo so bene avendo caricato centinaia di video su YouTube in cui mostro kartra nel suo uso.
Guarderai il prezzo, perché kartra può essere bello, utile e favoloso quanto ti pre ma se ha un prezzo sopra le mie tasche io non me lo potrei permettere.

Che altro guardi? A si! I social e poi carie ricerche su Google.

Le ricerche su Google non mancano mai.

Ma come dice Daniel Tigre, se non assaggi non sai se è buono.
Solo provandolo in prima persona riuscirai a comprendere se Kartra davvero realizza tutte le promesse che fa.

E di promesse Kartra ne fa tante:

  • Gestione landing page
  • Sequenze email
  • Automazioni basate sul comportamento utente
  • Gestione calendari e appuntamenti
  • Hosting video
  • Ecommerce
  • Gestione prodotti con upsell, cross sell e down sell
  • Integrazione email e sms
  • Creazione siti web
  • Gestione ticket clienti
  • Utilizzo Multi utente

E di certo molto ancora che ora non mi viene in mente.

Con delle aspettative così alte il timore di non capirci nulla è grande, ma ti dico un segreto.
Hai ragione il rischio di perdersi c’è.

Come superare la confusione

Proprio per superare il problema della confusione, io ho creato un corso di Kartra in Italiano, che regalo a chi si iscrive alla prova di Kartra dal mio link di affiliazione.

Il corso segue un percorso logico ed è sviluppato proprio dentro Kartra.
Come mi ha fatto notare Silvia una marketer che ha iniziato ad usare Kartra dal mio link di affiliazione è come dire che io SPIEGO KARTRA, DENTRO KARTRA USANDO KARTRA.

Sembra un gioco di parole per spiegare una scatola cinese, ma in realtà è così.
Quindi ritornando a te e Daniel Tigre, il mio invito ora è un quello di creare il tuo account prova di kartra passando dal link di affiliazione che trovi qui o in alto a destra in tutte le pagine del sito.

Hai fatto caso che ho scritto Account di Prova? Si perché fare la prova non è impegnativo.
Non è nemmeno gratis, perché costa 1$, che in € sono circa 0,80 o qualcosa del genere, come a dire un caffè.

Cliccando il link andrai nella pagina del sito da cui crei l’account e pagando 1$ da lì partirà il conteggio dei 14 giorni.

Ti svelo un altro segreto, puoi scegliere anche di portare la prova da 14 a 30 giorni decidendo di attivare la prova per un account silver, che ti da risorse illimitate per le tue automazioni ma ha un costo superiore.

Ma il mio consiglio è di partire dal livello starter che ha un costo di massimo 99$ al mese ma se preferisci un abbonamento annuale scende a $79.

Quindi segui questi paesi:

    1. clicca il link per attivare un account prova
    2.  dopo aver creato il tuo account riceverai una mail per avere accesso al corso di kartra che io ti invierò gratuitamente
    3.  se ti fa piacere (io lo consiglio a tutti) fissa una call con me in cui ti aiuterò ad orientarti sulle diverse funzioni di Kartra in base ai tuoi obiettivi e scopi.

Se non assaggi non sai se è buono!
Buona prova di Kartra
Stefano Benvenuti

 

 

 

Più organizzati e produttivi con Debora Montoli di A Lume di Fare

Più organizzati e produttivi con Debora Montoli di A Lume di Fare

Più organizzati e produttivi con Debora Montoli di A Lume di Fare

Ho recentemente per il podcast Automater, intervistato Debora Montoli, la creatrice del canale telegram A lume di Fare, nonché  Virtual Assistant e Professional Organizer.

Con lei ho avuto il grande piacere di scambiare idee ed opinioni durante questa puntata del podcast.

Ascoltala qui o leggi quello che ci siamo detti e arriva fino in fondo per scoprire i preziosissimi consigli che Debora ha condiviso durante il nostro scambio. 

Stefano: Bene, allora oggi ho un ospite gradito con cui io collaboro da diversi anni ormai. Quest’ospite è Debora Montoli, assistente virtuale e professional organizer. Entrambi ci siamo conosciuti perché facciamo parte di un gruppo di lavoro, più che di studio, sul content marketing e durante la nostra conoscenza abbiamo iniziato a collaborare, o meglio, io ho chiesto aiuto a Debora. Debora Montoli è probabilmente la persona più organizzata che io conosca e proprio per questo io ti volevo fare un po’ di domande. Io penso che tu possa essere di aiuto, di supporto, anche solo magari di ispirazione, per aiutare a fare di più con meno. Automater è il podcast per chi vuole fare di più con meno, con meno sforzo, con meno risorse, cercando anche di ottimizzare le risorse che si hanno e l’ottimizzazione è probabilmente anche un sinonimo dell’organizzazione. A te quando è nata questa passione per l’organizzazione? 

Debora: Dunque, sicuramente c’è già una predisposizione naturale perché, anche prima dell’apertura della partita IVA, anche lavorando in ufficio sono sempre stata una persona abbastanza strutturata, proprio che cerca di capire come migliorare magari un flusso di lavoro, come fare le cose nel miglior modo possibile, risparmiando tempo ma anche risparmiando energie. Diciamo che poi con l’apertura della mia attività, che è un’apertura che non richiede tanti investimenti in termini soprattutto economici, perché comunque basta un computer e la connessione Internet, però se da un lato è relativamente facile iniziare, dall’altro è molto facile perdersi, perché comunque sei in un contesto che non è più organizzato e strutturato come un ambiente di un ufficio, in cui tu hai degli orari, hai la tua scrivania e la tua postazione. È tutto da inventare. Io lavoro da casa, solitamente, e quindi c’è anche una mancanza di limiti tra quella che è la vita privata e quella che è la vita professionale. Quindi ti ritrovi a dire “cosa faccio?”, con mille cose da fare e quindi cerchi di incastrare tutto e di rivedere il tempo in modo diverso. Quindi, per prima cosa, prima di pensare a come organizzarsi c’è un approccio mentale da ribaltare. Più le idee sono chiare e meglio poi si riuscirà ad ottimizzare il lavoro sicuramente. 

Stefano: Nella tua presentazione su Linkedin, se non sbaglio, tu ti descrivi come quella che legge le istruzioni delle scatole dei giochi o qualcosa del genere.

Debora: Esatto.

Stefano: L’ultima volta che ci siamo visti avevi una felpa con un acronimo, che ho cercato su Internet perché non conoscevo, e in italiano significa “Leggi quel fottuto manuale”, “Leggi quelle fottute istruzioni”. Probabilmente c’è anche un pò una predisposizione all’organizzazione, o tu pensi che invece l’organizzazione possa essere imparata? Tu cosa ne pensi? 

Debora: Allora, deve essere appresa. Poi ovviamente, come in tutte le cose, c’è chi è più portato e chi meno, però deve essere appresa perché se non si pensa all’organizzazione è come voler cucinare su un piano della cucina che è completamente sporco e pieno di cose. Prima predisponi il piano, prima pensi agli ingredienti e agli strumenti e poi ti metti a cucinare. È esattamente la stessa cosa. L’organizzazione ci dà la strada, i limiti, perché poi una cosa che mi capita spesso è che mi dicono “ah, tu sei organizzata, avrai tutto sotto controllo, le giornate perfette e non ti succederà niente”. No, assolutamente, gli imprevisti ce li ho anche io, la vita mastica anche me, le cose mi saltano e faccio errori come tutti. Avere una struttura dietro alle spalle, però, studiata quando le cose vanno bene, non quando le cose vanno male, mi aiuta a rimettermi in pista dopo che magari è successo qualcosa, un imprevisto, o qualcosa che è saltato. Quindi, è una sorta di salvagente. Io lo chiamo salvagente da usare all’occorrenza. L’organizzazione è fondamentale e va assolutamente imparata.

Stefano: Proprio riguardo l’apprendimento, io ti seguo anche su Telegram e tu hai uno dei gruppi probabilmente su Telegram più numeroso che io abbia trovato, ce ne sono forse altri che magari hanno tante persone come seguito ma tu sei tra quelli che ne ha di più forse in Italia. Il tuo canale è A Lume di Fare. Oggi quante persone ti ascoltano su A Lume di Fare? 

Debora: Circa 2800, più o meno un seguito di questo tipo. L’ultimo sondaggio che ho fatto ha mostrato una presenza mista tra persone che lavorano per conto loro, liberi professionisti e imprenditori, e anche dipendenti e anche una piccola percentuale di studenti che mi segue, perché comunque anche organizzare gli studi non è semplice, soprattutto per chi va all’università e ha tanti esami da fare. Quindi è un gruppo abbastanza eterogeneo.

Stefano: All’interno del tuo canale Telegram tu tratti di tutto, da libri che hai letto e che ti sono piaciuti al trucco che è stato spiegato sulla novità dell’ultimo software o su un sito che riesce a fare qualcosa in modo più semplice rispetto ad altri, quindi una serie di pillole sempre organizzate con hashtag e rintracciabili, per cui l’organizzazione si ritrova anche in questo. Certo, 2800 persone che ti seguono riguardo ad argomenti di organizzazione, non è paragonabile alle migliaia di persone che possono seguire Fiorello o chi per lui. Per cui, per trovare 2800 persone che parlano italiano, che si interessano a questo argomento, significa che stai probabilmente facendo un buon lavoro, stai dando tante informazioni. Tu mediamente quanti contenuti crei? Perché io, ad esempio, mi domando quanto tempo dedichi, quanti contenuti crei?  Che fai? Te li segni? Hai un post-it? Hai la bacheca dove metti tutti i fogliettini? Quindi le domande sono le seguenti. Quanti contenuti crei? Come li crei? E come li organizzi per utilizzarli? 

Debora: Allora, diciamo che nel corso del tempo ho fatto tantissime variazioni perché comunque provi, fai, disfi, vedi quello che non va eccetera. All’inizio ero molto più precisa da un punto di vista delle scadenze, nel senso che una o due volte a settimana andavo proprio sul numero preciso di contenuti e mi portavo molto avanti, nel senso che io riuscivo pianificare, proprio nel senso di creare, programmare contenuti anche con quasi due mesi, un mese e mezzo, di anticipo. Poi però mi sono resa conto che avevo un problema, nel senso che mi programmavo tutto, poi arrivavo sotto data, magari del giorno dopo o due giorni dopo, e non mi piaceva più quello che avevo fatto. Ero proprio esagerata. E allora lì ho pensato che facessi il triplo de lavoro perché prima organizzavo e poi disfavo. Quindi adesso sono meno precisa in termini di giorni però ho due attività parallele che vanno per conto proprio. La prima è la raccolta delle idee, cioè tutto quello che mi viene in mente, può venirmi in mente in qualsiasi ora e in qualsiasi momento anche quando non sto lavorando, magari sto cucinando, magari sto guardando una serie, mi viene un input, lo devo segnare. Mi devo liberare la mente. Io lo faccio questo con un semplicissimo programma di note che si interfaccia sia sullo smartphone che sul computer, in modo avere sempre tutto sincronizzato, e ho delle macro-cartelle di argomenti che tratto e quindi organizzazione, produttività.

Stefano: Trello per caso?

Debora: No, proprio l’app note dell’I-Phone. Permette anche di mandare delle note vocali, o qualsiasi cosa.

Stefano: Anche per Android esiste. Che poi è l’applicazione Google, che ho scoperto recentemente che anche le note possono essere vocali.

Debora: Si sono proprio quelle native dei sistemi. Quindi quella è proprio l’attività che va per conto suo. Non ho scadenze relative a quelle. Mentre, per la produzione dei contenuti, quindi sia del canale Telegram, ma anche per il Blog o per la Newsletter, mi metto a calendario il blocco di tempo che dedicherò appunto a questo sviluppo. Quindi cosa faccio? Di solito, per me, lavoro il sabato e la domenica, per non togliere spazio ai clienti che vengono come prima cosa. Quando sono lì operativamente vado a pescare nelle note e da lì vado in Trello, che è diciamo la mia “cucina” dove vado a mischiare tutti gli ingredienti, i template di Canva, i testi ripetitivi, la lista di parole chiave che mi serve e tutto quanto. Lì vado poi a completare completamente quella che era solo un’idea, un abbozzo iniziale. Vado a fare le ricerche, prendere questionari, prendere i grafici e così via. Quindi lì vado proprio a perfezionare il mio contenuto. 

Stefano: Piccola parentesi, tu su Trello hai fatto anche un corso? Cioè hai prodotto un corso giusto? 

Debora: Si, insieme ad Andrea Ciraolo abbiamo fatto due corsi che sono tuttora in vendita su Udemy, uno più generico, che da una panoramica completa di Trello, e l’altro più specifico su come realizzare un calendario editoriale, non da un punto di vista strategico, quindi non diciamo che cosa pubblicare, ma proprio come organizzare i contenuti, quindi c’è proprio tutto il metodo che viene spiegato.

Stefano: Per cui questo input può essere utile a tutti coloro che magari si trovano a dover pensare a come creare una sequenza di mail, piuttosto che una sequenza di nutrimento, oppure una pianificazione per una newsletter che vogliono inviare ai propri clienti. Per cui, diciamo che se tu lavori in questo modo probabilmente in termini di quantificazione quanto meno potremmo dire che fai due, tre contenuti a settimana? Di più? O di meno? 

Debora: Allora, tieni conto che faccio uno o due post su A Lume di Fare, che sono settimanali. Parlando di settimana, uno o due, che sono come lunghezza brevi o medi. Poi quello più approfondito di tutti è sicuramente quello della newsletter, quindi uno a settimana. 

Stefano: Per chi vuole leggerla questa newsletter come deve fare? 

Debora: Allora, è sempre più o meno collegata ala canale Telegram, però ci si può iscrivere attraverso il sito che è pro.alumedifare.it. In pratica è il livello pro di A Lume di Fare.

Stefano: Quindi è per chi vuole approfondire e vuole avere suggerimenti.

Debora: si. Sempre sui temi organizzativi, sui metodi di lavoro eccetera…

Stefano: Per cui andare sul canale Telegram, se vi piace e volete approfondire c’è anche la newsletter che è un servizio aggiuntivo.

Debora: Perfetto. E poi c’è anche l’articolo aggiuntivo del blog che è iniziato come assistenza virtuale, anche se nel corso del tempo si è evoluto e focalizzato sulla parte organizzativa e lì vado quando ho voglia. Un’altra domanda che mi fanno sempre e come faccio a far tutto? Io non è che scrivo sempre da zero. Cioè ti faccio un esempio. Recentemente ho pubblicato un articolo sul blog ma non l’ho scritto da zero. Ho preso tre, quattro post brevi del canale Telegram che avevo già scritto, più o meno ovviamente dello stesso argomento, li ho uniti, li ho elaborati e ho fatto un articolo che è andato su un altro canale. È stato quindi visto da persone che magari non mi seguono su Telegram. Mi ha richiesto logicamente uno sforzo minore perché era già scritto e l’ho pubblicato sull’altro canale. Io la chiamo attività di rimpasto. Quando magari le persone sono in crisi su cosa fare basta guardarsi indietro. Cosa è già fatto? Come posso replicare o trasformare qualcosa che già esiste? Quindi ecco perché no? Anzi…

Stefano: Perfetto. Vediamo ora un po’ come puoi essere utile, ad esempio, ad un professionista che si trova magari ad affrontare un problema complesso. Cioè abbiamo parlato di creazione di contenuti, ma ora parliamo anche proprio di lavoro vero e proprio di tutti i giorni. Abbiamo un cliente, pensiamo a un consulente, consulente che si trova con una richiesta complessa o magari in azienda dobbiamo affrontare un problema complesso. Quindi, in termini generali, tu come affronti i problemi complessi? Come organizzi il tuo lavoro quando sai che magari non è operativamente qualcosa a breve termine, ma è un obbiettivo a medio o lungo termine, dove però la complessità delle attività che magari non coinvolgono solo te ma anche altri, tu come lavori in questo caso? Se tu dovessi essere il capo progetto, l’imprenditore che deve raggiungere l’obbiettivo, cosa faresti? 

Debora: La cosa che fa spavento è pensare al macro-progetto, al macro-problema, perché, almeno per me, quando penso “devo fare questa cosa” mi sembra di avere una montagna davanti che non riesco a superare. Quindi la prima cosa sicuramente è partire banalmente o da una carta o da una mappa mentale o da qualcosa che aiuti a mettere a terra quello che si ha in un dato momento. Se si lavora in gruppo, ma magari staccati e quindi in diversi luoghi d’Italia, è perfetto fare oltre alla videochiamata anche predisporre una lavagna interattiva. In real times si buttano giù tutte le idee, si fanno queste fasi di brainstorming, di caccia alle idee e alle soluzioni, in modo tale che anche tutte le paure, tutte le ansie, si mettano tutte su carta perché già quello, già svuotare la mente aiuta. Poi, si organizzano queste cose per tematiche, ci si cerca di raggruppare dove possibile e ci si focalizza solo sul prossimo passaggio. Quindi si scompone il grosso problema e si va più nel dettaglio perché diventa molto più semplice da gestire sicuramente. 

Stefano: Io per fare questo normalmente parto dalla carta, di solito poi utilizzo strumenti o per gestire algoritmi o funnel veri e propri, ad esempio, quando devo creare un funnel per Kartra, per il lavoro di consulenza che faccio come kartra expert, mi ritrovo a disegnare questo funnel, ma dopo ulteriormente trasporto i vari step, i vari passi, i vari stadi del funnel su un foglio Excel al cui interno di solito per ogni cella ci sono tre condizioni ovvero non iniziato, iniziato o terminato. Ho anche cancellato, ce n’è anche un quarto, perché a volte in divenire ci si rende conto che un’attività non è necessaria o è ridondante o può essere stata modificata aggiungendo altre funzioni. Però, questo permette anche di andare a delegare, di andare a dare una responsabilità a ciascuna persona all’interno del gruppo per singola attività, andando a comprendere anche se una fase non è fatta non può iniziare la successiva. Quindi, di solito l’output di una fase è l’input della successiva, in questo senso, andando a temporizzare o altro. Tu come organizzi il tuo lavoro? Questo nella creazione dei contenuti l’abbiamo visto, invece nell’organizzazione del tuo lavoro considerando l’attività di assistente virtuale, come la organizzi? Che poi recentemente mi sono reso conto che quello che per noi in Italia è l’assistente virtuale, spesso paragonata come una segretaria di direzione, poi realmente in America è più simile a un coach. Cioè se oggi vai su Upwork, Fiverr, freelands.com o altro e cerchi un virtual assistant spesso chi si propone è un coach, cioè qualcuno che operativamente ti da supporto ma magari cerca più di sbloccare il tuo livello di conoscenza, una sorta di curva di conoscenza facilitata perché hai qualcuno che ti dice come fare le cose fondamentalmente.

Debora: Si ci sono diversi aspetti. Qui in Italia è ancora molto legato alla parte esecutiva. Nel senso che l’assistente virtuale prende le attività da gestire e le porta a termine per il professionista o per l’imprenditore. Le assistenti virtuali si possono specializzare su campi diversi, c’è chi sulla contabilità, chi più sul marketing, chi sul supporto dei clienti e così via. Però tendenzialmente il concetto è che si tratta di una persona, anche lei professionista, con una partita IVA propria, che lavora per più clienti in modo autonomo e quindi si gestisce il tempo. Lavorando con diversi clienti, e nel mio caso clienti di settori completamente diversi, all’inizio è stato difficile passare da un cliente all’altro e da un mondo all’altro. Quindi prima di tutto, anche in questo caso, l’approccio mentale è fondamentale. Quando lavoro su un cliente esiste quel cliente, anche se fosse un’ora alla settimana, per dire, però c’è solo quello. Poi, cosa mi guida nelle giornate? Io ho sempre due strumenti. Il primo l’ho già detto che è Trello, in questo caso di solito apro una bacheca per ogni cliente, metto tutto quello che mi servirà, in termini di link metto magari Google Drive, Dropbox, o quello che viene usato, ma anche proprio in termini di brand se mi servono i loghi dei clienti, i colori usati, qualsiasi cosa, i testi, perché ogni cliente ha anche il suo tono di voce, il suo modo di interagire con i propri clienti. Quindi anche lì mi serve per tenere traccia di tutto. Io entro in questa bacheca di quel cliente e io so esattamente cosa c’è e se ho qualche dubbio vado lì, mi riguardo la checklist che avrò già fatto sulle attività che devo fare e almeno non mi perdo i pezzi. Il rischio è che quando ti prendi troppa confidenza con un lavoro, che pensi di aver acquisito tutti i passaggi, poi fai così senza neanche pensarci che magari dimentiche dei pezzi o fai confusione, perché capita. Invece, avendo una checklist già segnata, magari non la seguo quando faccio le operazioni, però la riguardo per vedere se ho fatto tutto o se ho perso dei passaggi. È fondamentale. Mentre, abbinato a Trello uso Todoist che è la mia bussola. Io non uso tanto i calendari, cioè li uso perché sono tutti integrati tra di loro e si imparano gli strumenti senza che io devo fare niente però quello che vado ad aggiornare è solo uno ed è Todoist che è un’applicazione molto semplice e minimale che mi permette di creare progetti e sotto progetti, però proprio come tabella operativa. Io ogni giorno vado lì e so esattamente cosa devo fare. Ad esempio, dice “Debora giovedì mattina devi lavorare per questo cliente”. Da lì vado su Trello e vedo tutta la storia. Quindi, questi due continuando a parlarsi in sostanza. 

Stefano: Ok. Tu quante ore lavori al giorno? 

Debora: Allora, qua c’è una premessa da fare, nel senso che io mi sono voluta staccare dal mondo dall’ufficio anche perché non sopportavo più anche la routine, cioè non sopportavo più il fatto di lavorare dal lunedì al venerdì, dalle 9.00 alle 18.00, con la pausa alle 13.00. Dopo quasi vent’anni mi veniva fuori dagli occhi. Quindi adesso cosa faccio? Adesso lavoro tanto, ora forse un pochino meno, però il mio primo anno ho lavorato sempre. Adesso che ho ingranato mi sono data una regolata, anche perché l’ansia non è più presente come il primo anno in cui veramente ogni cosa mi metteva il panico con la partita IVA. Adesso diciamo che lavoro la domenica, magari lavoro alle 19.00 e sono lì che programmo il giorno dopo, magari mi sveglio presto e lavoro prestissimo però, d’altra parte, se c’è una bella giornata e voglio farmi tre ore fuori con il cane lo faccio, se devo andare da mia mamma in settimana lo faccio. È tutta una gestione diversa delle giornate, grazie al mio Todoist riesco ad incastrare tutte le cose. Non c’è più il concetto, ed era quello che volevo, di giornata più precisa ecco. 

Stefano: Ok. Tra le varie attività che svolgi come professional organizer e assistente virtuale, qual è quella che ti impiega più tempo? Cioè qual è quella che non riesci proprio a delegare? Quella che magari ti rendi conto che è tutta in consuming se vogliamo dirlo tecnicamente? Cioè quell’attività che purtroppo ti occupa tanto tempo? 

Debora: Allora, purtroppo no, perché sono cose che mi piace fare, però indubbiamente tutte quelle che richiedono una certa sensibilità. Nel senso che, finché c’è da programmare, da copiare delle cose, da esportare e importare, allora quelle sono attività che riesco facilmente a delegare, sia per me, perché ad esempio io ho un canale Instagram di A Lume di Fare e io praticamente non faccio nulla perché sono pronti i template di Canva, i post che ho già creato sono su Telegram e dico alla persona che mi aiuta “Guarda prendi questi post, usa i template e programmameli con una certa periodicità”. Quindi io non faccio nulla praticamente, però perché? Perché il lavoro di studio da contenuto l’ho già fatto io prima e quindi non c’è niente di creativo. Se banalmente mi dicono “Guarda c’è questo video. Prendimi il pezzo che secondo te è più importante. Il concetto”. Lì è facile farlo tecnicamente, perché vai lì e ti metti con la timeline del video, tagli, ma la parte difficile è capire e conoscere il cliente, conoscere cosa vuole comunicare e beccare quella parte lì. Quelle sono attività che non puoi delegare, cioè la tua sensibilità non potrà mai essere la stessa, non meglio o peggio, ma proprio la stessa di un’altra persona. Non riesco. Ed è anche bello, non è una cosa negativa, anzi. 

Stefano: Guarda, ti chiedo soltanto, come chiusura, se tu vuoi dare un consiglio. Qual è secondo il consiglio che ti senti di dare a chi vuole fare di più con meno? In termini organizzativi, qual è il consiglio che tu potresti dare a chi operativamente deve organizzare il proprio lavoro e che magari vorrebbe migliorare il proprio approccio e migliorare nei propri risultati?

Debora: Allora, prima di tutto creare un sistema organizzato. Non ce n’è uno giusto e uno sbagliato. Dovete trovare il vostro. Per farlo vedete quello che è stato fino ad adesso, vedetevi dietro e dove si incastra il vostro lavoro e cercate di capire quando rendete meglio. In base a quello, nei limiti del possibile, cercate di organizzare la giornata. Vi dico giusto per farvi una panoramica che ci sono diversi metodi, diversi strumenti e diverse soluzioni per migliorare la gestione del tempo. Potete dedicare la prima parte della giornata, quindi fare come prima cosa la parte che proprio vi dà più noia. Prendete il compito più pesante e la fate prima perché così da lì in poi sarà tutto in discesa. Poi, se vi piace un lavoro più strutturato usate la tecnica del pomodoro e dividete le attività in blocchi di venti minuti e poi pausa, poi venti minuti pausa e dopo altri venti minuti una pausa più lunga e poi riprendete. Se procrastinate, cercate di capire perché procrastinate, perché la pigrizia non c’entra niente e la procrastinazione si ha quando si ha paura, l’attività non piace e c’è qualcosa dietro che dà fastidio e fa fare tutt’altro rispetto all’attività prevista. Poi, banalmente fate una prova per due settimane. Prendete un post-it al giorno, un post-it la mattina, e scrivete tre cose che dovete per forza di cosa finire entro la sera. Se riuscite sempre alla sera a buttare quel post-it più o meno siete organizzati. Se quel post-it invece non riuscite a buttarlo la sera perché questa cosa è rimasta in sospeso e se questa cosa succede non dico sempre ma quasi significa che c’è qualcosa che non va e vuol dire che lavorate sempre in reazione a stimoli esterni e non siete proattivi sul vostro calendario. Poi, altra cosa se vi piace il calendario, che sia cartaceo o digitale, mettete tutto, fate i blocchi di tempi e per ogni cosa decidete cosa fare. Dovete trovare il vostro e seguirlo e soprattutto non cambiare metodo ogni tre secondi, perché sennò perdete tempo e procrastinate per cercare il metodo. Un’altra cosa che crea la procrastinazione sono gli strumenti digitali. Io li amo, li adoro e li testo ma sceglietene uno e usatelo perché sennò anche lì non ne uscite più veramente. In tema digitale, un’altra cosa utile è creare il vostro magazzino digitale, quindi uno spazio unico dove mettete tutto perché la mente non deve essere sovraccaricata, non deve essere usata come un hard disk. 

Stefano: Grazie

Debora: Grazie a te.

Stefano: Ho preso appunti anche io. In alcune cose mi sono rivisto, in altre un po’ meno ma mi farò delle domande anche su come migliorare. La tecnica dell’avere un unico luogo dove salvare il proprio tempo è funzionale. Ognuno ha il proprio sistema. Riguardo allo strumento io chiaramente, essendo anche affiliato di Kartra, suggerisco a chiunque stia ascoltando la puntata di oggi di provare Kartra. Sulle note di questo podcast troverai anche il link di affiliazione, ricordando che chi si affilia a Kartra, chi usa Kartra con il mio link di affiliazione riceve degli omaggi che faccio io. Sono due campagne, una per gestire i preventivi in modo automatico, per chiunque venda tramite preventivo, tramite consulenza, tramite quotazioni private e tutto automatizzato e poi un altro sistema per la campagna che io chiamo “Acchiappa clienti” che serve per acquisire cliente, per dargli un Lead Magnet, un PDF, un e-Book che voi avete già preparato prima e poi per fissare direttamente un appuntamento senza dimenticare l’ultima cosa, forse più importante di tutto, ovvero una consulenza di 30 minuti che io chiamo di orientamento, perché con questa consulenza il risultato finale è di avere chiaro il percorso da dover intraprendere per poter raggiungere i propri obbiettivi con Kartra. Non sono un mistico che ti dice dove andare nella vita però ti posso spiegare molto bene cosa fare con Kartra per raggiungere i tuoi obiettivi. 

Anche questa puntata termina. Io ringrazio tantissimo Debora Montoli. Vi ricordo il canale Telegram A Lume di Fare per tutti quelli che vogliono restare in contatto con Debora. Come possono fare per contattarti se hanno domande da porti? 

Debora: Sempre su Telegram, tanto trovano anche lì la possibilità di scrivermi direttamente o sennò anche dal sito presente da remoto che è un po’ la casa dove raccolgo tutto.

Stefano: Ok. Senza dimenticare i due corsi su Udemy che possono essere utili per tutti quelli che vogliono imparare a usare al meglio questo strumento che si chiama Trello. Io per questa settimana ti ringrazio e saluto tutti quanti. Alla prossima.

Debora: Grazie. Ciao a tutti!

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